コミュニケーション力をつける

先日、上司から飛んでくるタスクをこなす毎日で、仕事が楽しくないと相談を受けました。仕事が楽しくないのは、上司のせいでしょうか。上司はタスクとして指示を出します。

「この報告書、早めにまとめておいてね」

「新しい基幹システムの導入を考えているから、市場調査をして報告するように」

こんな時、皆さんは上司に何を確認しますか。

考えられるのは、まずは期限でしょうか。それによって、仕事の優先順位が変わります。新入社員研修では、目的や理由、手段や費用など5W3Hを聞くのがスタンダードな回答ですが、実際に毎回その質問をするのは非効率です。上司から「いちいち聞かなくていいから、早くやっておけ！」と言われ、空気を読みながらやることだけやる社員が育成されるのは想像に難くありません。

一方、成長する社員は、こんな質問をしています。

「どんな仕上がりになっていたら良いでしょうか？」

この質問を受けた上司は、報告書なら作成意図や目的、網羅して欲しい項目などを話しはじめるでしょう。市場調査であれば、新システムの導入が検討された背景から、どんな精度の分析が欲しいのか、データの量と質どちらを優先するのかなど、具体的な説明を加えるでしょう。上司も最初から正解を持っているとは限りません。質問をされてはじめて、期待しているアウトプットを描きはじめることもあります。大切なのは、仕上がりのすり合わせ、「ゴールイメージの共有」です。始めははっきりと見えなくても、上司とコミュニケーションを重ね、すり合わせの精度を上げていく中で、ゴールイメージが確立します。目指すゴールイメージが共有できれば、手段や方法に自由度があるのか、自分なりの工夫を加えることが可能なのかが分かります。登る山にたどり着くまでの道のりを自分で決められるのであれば、どの道で行こうか、どうやって行こうかと思考が回り始めるでしょう。上司の指示をタスクと捉えると、単なる作業となってしまいます。ゴールイメージを確認すれば、仕事が一気に創造的なものに昇華され、やりがいが生まれます。

社会では、「正解」は一つではありません。相手の「正解」に近づけることも必要ですが、「正解」を作り上げる方が多くなります。最短ルートでゴールに着けば効率的です。しかし、回り道をしながら出した「正解」は、自分を成長させてくれます。仕事はそうやって楽しくするものだと、私も先輩から教えてもらいました。

新人さん達にエールを！

今回も新入社員受け入れのテーマでお送りします。

数年前まで私は、企業の新入社員研修の講師をしていました。一昔前は、企業の担当者から「とにかく厳しくしてやって欲しい。学生気分の抜けない人が多いから」と言われていました。確かに、学校を卒業して好きな時間に起き、自由に時間を使っていた彼・彼女たちは、入社式を境に生活が一変します。「分からないことがあれば、いつでも聞くように」と伝えてはいるものの、新しい環境、新しい人間関係、膨大な情報が一気に押し寄せます。そのため、自分が何を分かっていて何が分からないのか、整理がつかない人も多くいたように思います。

成長のキッカケは、自分で考えることです。整理がついていない状況からシフトし、自分で考えるように変化させるにはどうしたらよいでしょうか。それは、質問をすることです。人は、質問をされると思考が開始します。しかし、「分からないことはありますか？」という質問では、なかなか本音を引き出せません。「あります」と答えると、「なにが分からないのですか？」と質問が続くことが予想されます。そのため、頭の中が整理されていない人は、つい「ありません」と答えてしまうのです。

では、有効な質問は何でしょうか。私は、こんな風に聞いていました。

「ここまで学んで、どんなことを感じましたか？」

「理解できたことは、どんな点ですか？」

オープンクエスチョンへの答えを言語化しようとすると、必然的に考えるようになります。言語化する過程で、分かったような、分からないような状態を行ったり来たりします。ここで大切なのは、言葉にすることです。上手に表現し、相手に伝えることが目的ではありません。自分の体験を言語化すること、これこそが学習です。コーチングスキルに「オートクライン」という手法があります。質問によって相手に話させ、自分自身が発した言葉に「自分はこんなことを考えていたんだ」「こんなやり方の方が良いかもしれない」と発見することを言います。

話しながら頭の中を整理できた経験は、皆さんにもあると思います。ぜひ会話を通じて、相手の頭の中を一緒に整理してあげてください。何を分かっているのかを知ることで、教える側も気付くことがあります。人は話を聞いてくれる人を信頼します。双方向の会話を通じて、新入社員は存在欲求が満たされ、安心して前に進めると信じています。

ウィズコロナ時代、日本ではすっかりマスク生活が根付きました。それに伴い、相手の声が聞き取りにくい、表情が見えず感情を読み取りづらい、というコミュニケーションの問題も持ち上がっています。欧米人はマスク嫌いと言われますが、理由として彼らは感情を読み取る際に「口元」の観察を重視し、東洋人は「目元」に注力しているとの研究があります。また、欧米人には、表情は言葉の一部という考え方があります。身振り手振りが大きく、表情豊かに会話する、まさに非言語コミュニケーションの達人です。一方で、日本人がきまずい時に笑う、怒っているのに無表情になるなど、気持ちと反する表情を見せることは、彼らには混乱するコミュニケーションにうつるようです。分かっていないのにうなずいたり、分かったふりをするのはなぜなのかという意見もあります。

この現象、みなさんの組織内でも起きていないでしょうか。

もともと日本人は、負の感情や異なる意見をはっきり表すことを控える傾向にあると言われます。会議では意見を言わなかったものの、後になって「あの時はこう思っていた」という話が出てくることは珍しくありません。ビジネスにおいては、感情を出さずに冷静に対応する場面も必要かもしれません。しかし、組織で仕事をする以上、議論が白熱したり想いをぶつけ合ったりすることで、化学反応が起きるのも事実です。場の空気を乱したくないと口を閉ざすのでは、何も生まれません。それぞれが異なる意見を持ち寄り議論することで、物事を多角的に見ることができ、その結果、最適と思われるものを生み出すことができるのです。

自分の感情を表出することが難しい時代、改めて言葉の大切さを認識し、思いを伝え合うことを大切にしてみませんか。

ウィズコロナ時代、日本ではすっかりマスク生活が根付きました。それに伴い、相手の声が聞き取りにくい、表情が見えず感情を読み取りづらい、というコミュニケーションの問題も持ち上がっています。欧米人はマスク嫌いと言われますが、理由として彼らは感情を読み取る際に「口元」の観察を重視し、東洋人は「目元」に注力しているとの研究があります。また、欧米人には、表情は言葉の一部という考え方があります。身振り手振りが大きく、表情豊かに会話する、まさに非言語コミュニケーションの達人です。一方で、日本人がきまずい時に笑う、怒っているのに無表情になるなど、気持ちと反する表情を見せることは、彼らには混乱するコミュニケーションにうつるようです。分かっていないのにうなずいたり、分かったふりをするのはなぜなのかという意見もあります。

この現象、みなさんの組織内でも起きていないでしょうか。

もともと日本人は、負の感情や異なる意見をはっきり表すことを控える傾向にあると言われます。会議では意見を言わなかったものの、後になって「あの時はこう思っていた」という話が出てくることは珍しくありません。ビジネスにおいては、感情を出さずに冷静に対応する場面も必要かもしれません。しかし、組織で仕事をする以上、議論が白熱したり想いをぶつけ合ったりすることで、化学反応が起きるのも事実です。場の空気を乱したくないと口を閉ざすのでは、何も生まれません。それぞれが異なる意見を持ち寄り議論することで、物事を多角的に見ることができ、その結果、最適と思われるものを生み出すことができるのです。

自分の感情を表出することが難しい時代、改めて言葉の大切さを認識し、思いを伝え合うことを大切にしてみませんか。

先日、前職の上司に会う機会がありました。CA教官としてカリスマ的存在で、私が理想とする上司でした。現在は、現役を退いた航空会社の専門職がノウハウを提供する、企業向けの研修講師として活躍しています。

最近は、コミュニケーションに関する依頼が増えたそうです。リモートワークが加速し、コミュニケーション不全が起きているのは、どの業界も同じようですね。

提供している研修で人気なのは「アサーション」とのこと。

アサーションとは「自分も相手も大切にする自己表現」と定義され、「自分の考え、欲求、気持ちなどを率直に、正直に、状況にあった適切な方法で述べること」と言われています。発祥は1950年代と古く、抑圧された人々が適切に自己主張し、声をあげる方法として生まれ、黒人や女性の権利を主張するアメリカの人権運動を通じて発展を遂げました。自己主張の苦手な人や立場の弱い人が、相手と対等な立場を獲得するためのスキルが多様に含まれています。

アサーションではコミュニケーションタイプを３つに分類しています。

1.アグレッシブ（攻撃型）

相手の気持ちや立場を配慮せずに、一方的に自分の意見を主張します。自分を守ろうとする気持ちが強く、反対意見に過剰に反応する傾向。

2.ノン・アサーティブ（受け身型）

対立を避けたい、自分がやった方が早いという気持ちから、言いたいことを伝えられずNoが言えない。

3.アサーティブ

相手の立場や気持ちを尊重しながら、自分の気持ちや考えをうまく伝えられるタイプ。

日本では2のノン・アサーティブのスタイルを取る方が非常に多く、自分の感情に蓋をしてNoと言えない謙虚な気質だと言われています。それに加え、目上の人を敬う文化も相まって、目上の人の意見に同調する傾向にあります。

相手の気分を害することなく、自分の要求を伝えることは、ビジネスにおける基本的なスキルですが、それができているかどうか確認する機会は、なかなかありません。思っていることが伝えられなくては、仕事の負担やストレスが高くなり、パフォーマンスの低下だけでなく離職にもつながりかねません。ハラスメントを意識して言葉を選び、適切な表現をする上司が増えてきましたが、部下も同様に言いたいことを適切に表現する方法を習得する時代です。当たり前ですが、上司の言うことは絶対ではありません。上司も意見具申を期待しています。皆さんの職場も健全なコミュニケーションができているか、この機会に確認してみませんか。